23 avril 2008

Expertise au commerce: organisation de la première réunion

J'ai juré, d'apporter mon concours à la Justice, d'accomplir ma mission, de faire mon rapport, et de donner mon avis en mon honneur et en ma conscience[1]...

Cela tombe bien car un bon matin, j'ai reçu une lettre contenant les missions suivantes:
L’ordonnance du Tribunal de Commerce a fixé comme missions à l’expert :
de se rendre au siège social de la société zOrg pour examiner le système informatique fourni et mis en place par la SSII HAL9000 au mois de mai 1968,
de décrire les désordres l’affectant,
d’en déterminer les origines et les causes,
de déterminer le préjudice subi en raison des désordres,
d’une manière générale, de consulter tous documents et entendre tous sachants.


Les choses sérieuses commencent...

Parmi les actions préalables, je commence par vérifier que je n'ai aucun lien particulier avec l'une des personnes des différentes sociétés. C'est parfois délicat dans ces belles petites villes où "tout le monde se connaît".
Quand c'est le cas, je me déporte en expliquant au magistrat les raisons de mon refus. Si le magistrat insiste (vous êtes le meilleur des experts, le seul expert disponible, celui dont les rapports sont les plus clairs, le moins cher, etc), je persiste dans mon refus: nul n'est irremplaçable. J'ai déjà rapporté ici le peu de soutien qu'un expert judiciaire peut attendre parfois de la justice...

Le bénévolat étant à proscrire devant les risques pris par un expert judiciaire face aux enjeux dans lesquels il va donner un avis, je prends attache avec le greffe du Tribunal de Commerce pour s'assurer au moins que la provision sur honoraire correspond au futur montant de la note de frais, et qu'elle a été versée au Greffe. En effet, il me semble hasardeux de commencer les dépenses sans la certitude qu'elles me seront remboursées un jour (parfois plusieurs mois après la fin de l'expertise). Pour information, dès que les montants des dépenses atteignent une valeur conséquente, il est possible de demander au greffe une avance. Il peut être bon de stopper ses opérations d'expertise, de présenter au magistrat son état d'avancement, de demander une provision complémentaire et d'attendre son feu vert.

Je raccroche mon téléphone et sort mon agenda: quelles sont mes disponibilités pour une première réunion d'expertise? Prévoir plusieurs créneaux sur plusieurs mois.

Je reprends mon téléphone et contacte les avocats des deux sociétés. Etre souple et prévoir plusieurs tours d'appel pour convenir d'un ensemble de dates compatibles avec tous les plannings. Je n'impose jamais de date car je suis là pour donner un avis technique (certes important) à un magistrat dans un litige, pas pour torpiller les activités des uns et des autres. Truc: ne pas oublier de demander aux avocats si une autre partie risque d'être appelée à la cause.

A ce stade, je dispose de quelques dates, parfois distantes de plusieurs mois, compatibles avec mon agenda et celui des avocats des parties.

Je contacte l'entreprise zOrg afin de m'assurer qu'il est possible d'y trouver une salle de réunion pouvant accueillir tous les participants et si l'une des dates envisagées est compatible avec leur activité. Il est toujours malvenu d'imposer une réunion d'expertise en plein inventaire ou pendant la semaine d'hyperactivité. L'accueil me passe le secrétariat de la Direction qui me passe l'assistant du Directeur. Truc: à chaque fois, se présenter comme expert judiciaire mais rester suffisamment discret sur l'affaire afin de ne pas interférer sur la communication interne propre à l'entreprise.

Dès que j'ai accès à l'agenda du Directeur, je peux vérifier sa disponibilité. Truc: en cas de problème (agenda pris sur toutes les dates pressenties, j'insiste sur l'importance de la réunion pour l'entreprise, etc). Si pas possible, retour vers les avocats pour un nouveau tour d'horizon des agendas...

Je fais de même avec la société HAL9000.

Après deux heures de palabres avec tout un panel de secrétariat, je tiens enfin une date possible. Problème: celle-ci est très proche de la date limite de dépôt du rapport ordonnée par le Tribunal. Coup de fil au greffe qui est parti manger (quelle drôle d'idée, il est 13h...). Tant pis, je faxe la convocation à toutes les parties et prépare les envois en recommandé avec avis de réception.

Comme j'ai un emploi principal et une famille mais pas de secrétaire, les envois en recommandé partent quelques jours plus tard...

Je fais un courrier au greffe avec une convocation en pièce jointe pour expliquer la difficulté d'organisation de la première réunion et demande un délai car, après mes discussions avec les avocats sur la nature du litige, j'estime qu'il faudra certainement au moins trois réunions pour faire le tour du dossier: une réunion préliminaire, une réunion d'investigation, une réunion de chiffrage. Suivront un pré-rapport, la réponse aux dires puis le rapport final.

Je pose un jour de congés pour pouvoir assister à la réunion.

J'ouvre un dossier sur cette affaire. J'y place tous les documents en ma possession: ordonnance de mission, copie des convocations, récépissés d'envoi (fax et RAR) et notes prises lors des conversations téléphoniques. Truc: penser à demander aux secrétariats les orthographes exactes des noms et prénoms des futurs participants, les lignes directes et si possible les portables.

Commencer à noter les heures passées sur un carnet ad hoc. Pour ma part, je fais deux colonnes: temps de secrétariat, temps d'expert. A ce stade, je note 3/0...

Truc: pensez à ajouter en fin de convocation "cette réunion, régulièrement convoquée, se tiendra même en l'absence d'une des parties" afin de respecter le principe du contradictoire et d'éviter les manœuvres dilatoires.

Il n'y a plus qu'à attendre le jour de la réunion.
Et espérer qu'elle ne se déroule pas comme celle-ci...

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[1] Serment prêté en Cour d'Appel par l'expert judiciaire.

2 commentaires:

  1. Cher Confrère, pour ma part je délègue aux avocats le soin de négocier les dates de réunion avec leurs clients, ainsi que la libération d'une salle de réunion si un système doit être expertisé. N'ayant pas de secrétariat, tout comme vous, je m'en remet au secrétaires des cabinets d'avocat, qui sont redoutables et aguerries à trouver LE créneau horaire qui convient.

    En général je propose plus de dates que de réunions et parmi ces dates les parties doivent s'engager sur un certains nombre.

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  2. Cher confrère, je vous remercie pour ce tuyau. Ma timidité naturelle me perd parfois. La prochaine fois, je ferai le tour des secrétariats uniquement (avec quand même un appel à la société où se déroule la réunion) et les laisserait contacter leurs clients respectifs. Et je penserai à vous pour le gain de temps et d'énergie. Surtout quand il y a trois parties.

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