03 novembre 2014

Professionnaliser son adresse email

En développant mon activité de consultant auprès des avocats, je me suis rendu compte que, dans mon fichier "prospects avocats", la majorité des emails se terminaient en "wanadoo.fr", "gmail.com" ou "yahoo.fr"...

Bien entendu, cela fait sourire tous les informaticiens, pour qui, en général, ces noms de domaine ne font pas très "pro". Mais la réalité nous rattrape toujours, et force est bien de constater que beaucoup de personnes trouvent assez compliqué ce que nous, informaticiens, trouvons relativement évident, comme par exemple qu'il vaut mieux prendre une adresse email indépendante du fournisseur d'accès à internet. Comme ça, si vous changez de fournisseur d'accès, vous n'êtes pas obligé de prévenir tous vos clients : vous pouvez garder la même adresse email.

Je vais donc essayer de détailler à mes lecteurs non avertis une méthode permettant de se doter d'une adresse email professionnelle personnalisée, à moindre frais et en toute simplicité, à condition de bien suivre le mode d'emploi.

Bien entendu, toutes les professions sont concernées : que vous soyez avocat, huissier, géomètre ou charpentier, la procédure est la même.

Ah, oui, j'oubliais : le coût.
Environ 15 euros (par an).

Avant d'entrer dans le vif du sujet, je voudrais présenter quelques définitions, comme dans tout bon cours qui se respecte :

Un fournisseur d'accès à Internet (FAI), est un organisme (généralement une entreprise mais parfois aussi une association) offrant une connexion à Internet, un réseau informatique mondial. Le terme en anglais désignant un FAI est Internet Service Provider (ISP) ou Internet Access Provider (IAP).
Orange, Free, French Data Network (FDN) sont des exemples de fournisseurs d'accès à internet. RPVA n'est pas un fournisseur d'accès à internet.


Une adresse électronique, adresse e-mail ou adresse courriel est une chaîne de caractères permettant de recevoir du courrier électronique dans une boîte aux lettres informatique.
C'est cette chaîne de caractères que je vous propose de personnaliser. Elle est constituée des trois éléments suivants, dans cet ordre :
  • une partie locale, identifiant généralement une personne (lucas, Jean.Dupont, joe123) ou un nom de service (info, vente, postmaster) ;
  • le caractère séparateur @ (arobase), signifiant at (« à » ou « chez ») en anglais ;
  • un nom de domaine identifiant généralement l'entreprise hébergeant la boîte électronique (exemple.net, exemple.com, exemple.org).

Une boîte aux lettres, ou boîte de réception, ou BAL (abrégé de « boîte aux lettres »), ou inbox en anglais, est un espace dédié à un utilisateur, où sont stockés (...) les courriels qui lui parviennent, en attendant qu’il les lise.
Vous pouvez avoir plusieurs adresses emails qui dirigent les emails vers une seule boîte aux lettres. Vous pouvez avoir une seule adresse email qui envoit les emails vers plusieurs boites aux lettres. Email, adresse email et boite aux lettres sont trois choses différentes.


Un client de messagerie est un logiciel qui sert à lire et envoyer des courriers électroniques. Ce sont en général des clients lourds mais il existe aussi des applications Web (les webmails) qui offrent les mêmes fonctionnalités. La caractéristique essentielle de tous ces logiciels est de permettre d'accéder à la boite de courriers électroniques d'un utilisateur.

Outlook ou Thunderbird sont des exemples de clients de messagerie. Les webmails permettent, eux, d'être accessibles avec un simple navigateur internet (Firefox, Chrome, Internet Explorer...).


Maintenant que le décor est planté, passons à la pratique.

Je m'appelle Maître Yoda, je suis avocat, et pour me joindre, je voudrais que mes clients écrivent à maitre-yoda@jedi-associes.fr

Je voudrais leur répondre avec cette adresse email.


Etape 1 : acquérir un nom de domaine

Parmi tous les sites proposant ce service, j'ai un faible pour Gandi.net. C'est une longue histoire d'amour entre nous et, malgré tout le temps passé, je suis encore satisfait de leurs services.

Sur la page d'accueil : www.gandi.net  se trouve une fenêtre permettant de savoir si le nom de domaine "jedi-associes.fr" est libre ou si quelqu'un l'a déjà loué. A la date d'écriture de ce billet, le domaine est libre et coûte 12 € HT par an.

Attention de bien choisir son nom de domaine. Il y a des règles à respecter (nom de marques, etc.), et il engagera ensuite votre réputation.

Une fois le nom de domaine sélectionné, vous pouvez passer à la caisse pour finaliser votre commande. Attention, il vous faut alors créer un compte sur le site de Gandi. La procédure est simple, je ne vais pas la détailler ici. Lisez bien les informations affichées et renseignez correctement les champs.

L'ironie de la démarche est qu'il faut indiquer une adresse email valide pour pouvoir créer un compte Gandi. Mais vous disposez bien d'une adresse email valide, non ? L'important est de se souvenir de l'adresse email mentionnée. Je vous recommande de noter tout cela sur un cahier adhoc, que vous pourrez consulter si dans quelques temps vous devez retrouver cette information.

Vous voilà donc l'heureux propriétaire du nom de domaine "jedi-associes.fr"


Etape 2 : créer sa boite aux lettres

Dans l'interface de Gandi "Services/Domaines", sélectionnez votre nom de domaine, puis cliquez sur "Boîtes mail : 0/5 Gérer".
Ensuite, cliquez sur "Service Gandi Mail : Inactif activer"

Vous pouvez maintenant créer jusqu'à 5 boîtes aux lettres distinctes (sans frais supplémentaire). Pour cela, il vous suffit de cliquer sur le bouton "créer" situé sous la liste (vide) des boîtes mail, puis de remplir le formulaire :
- Dans le champ "Compte", mettez "maitre-yoda" (sans les guillemets).
- Dans les champs "Mot de passe" et "Confirmation du mot de passe", mettez un bon mot de passe qui protégera l'accès à vos emails. Évitez de choisir un mot de passe que vous utilisez déjà par ailleurs. Pour plus d'informations sur le choix des mots de passe, je vous recommande la conclusion de mon billet "Cracker les mots de passe" et http://xkcd.com/936/.

Les autres champs sont facultatifs, mais je vous recommande de remplir celui correspondant à "Email secondaire" pour ne pas perdre d'emails en cas de dépassement de quota.

Votre boîte aux lettres sera créée en quelques minutes.


Etape 3 : tester son email et l'accès à sa boîte aux lettres

Pour accéder à votre nouvelle boîte aux lettres, il vous suffit de vous rendre sur https://webmail.gandi.net/ et d'y entrer votre login (dans mon exemple, le login est "maitre-yoda@jedi-associes.fr" sans les guillemets) et votre mot de passe. Vous accédez ainsi à l'interface de gestion de vos emails, dans laquelle vous allez pouvoir lire et écrire des emails sous l'identité maitre-yoda@jedi-associes.fr

Demandez à un ami de vous écrire (à maitre-yoda@jedi-associes.fr) et lisez son email dans votre interface de gestion. Répondez lui et vérifiez avec lui qu'il a bien reçu votre réponse.

Si tout est ok, c'est terminé. Il ne vous reste plus qu'à diffuser cette adresse email autour de vous et à relever vos emails régulièrement.


Pour aller plus loin

Vous voilà propriétaire de votre propre nom de domaine, et vous avez créé une boîte aux lettres et une adresse email personnalisée. Vous lisez et envoyez des emails à partir de votre interface de gestion.

Vous pouvez  créer jusqu'à 1000 "redirections mails" vers votre boîte aux lettres. Une "redirection mail" est, dans la terminologie Gandi, une adresse email. Vous pouvez donc avoir plusieurs adresses emails différentes qui dirigeront tous les emails qui leur seront envoyés vers votre unique boîte aux lettres. Cela permet de disposer d'un grand nombre d'adresses emails personnalisées, sans pour autant devoir aller relever un nombre équivalent de boîtes aux lettres.

Vous pouvez aussi créer 4 autres boîtes aux lettres (pour vos associés et/ou vos secrétaires).

Vous pouvez également ne créer aucune boîte aux lettres et n'utiliser qu'une "redirection mail" vers une boîte aux lettres existante (celle que vous avez l'habitude d'utiliser). Mais il faudra alors configurer votre client de messagerie pour qu'il puisse également écrire avec votre nouvelle adresse email.

Vous pouvez également chiffrer vos emails pour protéger leur contenu et vous assurer qu'ils ne seront lus que par vos correspondants. Si vous ne chiffrez pas vos emails, n'oubliez pas qu'ils peuvent être facilement lus par un intermédiaire indélicat, un peu comme une carte postale sans enveloppe.

Votre nom de domaine peut servir à autre chose qu'à envoyer ou lire des emails : il peut également personnaliser votre site web, accessible par exemple à l'adresse www.jedi-associes.fr

N'oubliez pas non plus de sauvegarder les emails importants, de surveiller votre quota de stockage et de renouveler chaque année le paiement de votre nom de domaine.

Mais tout cela, c'est une autre histoire.

N'hésitez pas à me contacter si vous rencontrez des difficultés.

8 commentaires:

  1. Bonjour,

    Entièrement d'accord avec cet article.
    Ça me rappelle celui-ci écrit il y a trèèèèèèèèèès longtemps : http://www.pyrat.net/39

    Et une aide avec copies d'écran pour la création d'email chez Gandi : http://www.pyrat.net/414

    Si ça peut être utile à vos lecteurs.

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  2. Pour les avocats il existe une adresse mail specifique a la profession @avocat-conseil.fr
    Tous les avocats hors Paris en on une ... mais tres peu l'utilisent ... Bizarement pour un métier ou la secret est important on prefere utilizer gmail et yahoo

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  3. "se terminaient en "wanadoo.fr", "gmail.com" ou "yahoo.fr"..."

    Petit détail: "Bien entendu, cela fait sourire tous les informaticiens, pour qui, en il vaut mieux prendre une adresse email indépendante du fournisseur d'accès à internet. "

    Gmail et Yahoo ne sont pas des FAI...

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    1. Non, en effet, ils sont pire que des FAI

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    2. C'était un exemple. J'ai corrigé la phrase pour que cela soit plus clair, merci.

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  4. On peut aussi utiliser un nom de domaine associé à un compte GoogleApps.
    Ce qui permet d'utiliser gmail avec une adresse "@votredomaine.com"

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  5. Et si un jour on souhaite quitter Gandi pour une raison ou une autre, comment fait-on pour conserver/récupérer ses emails ?

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  6. Bonjour,


    d'expérience, laisser tomber ce fameux et répandu conseil consistant à envoyer un débutant chez Gandi.
    Je ne parle même pas des tarifs s'il venait à l'esprit de se débutant de vouloir un jour ajouter un petit hébergement ...

    C'est un peu douloureux, je sais, mais un débutant, il vaut mieux l'envoyer chez ovh ou 1and1 ... :)

    AMHA

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Lectrice, admiratrice, avocate, magistrate, programmeuse, dessinatrice, chère consœur, femmes de tous les pays, lecteur, j'ai toute confiance en vous pour prendre bien soin de vérifier que votre prose est compatible avec les normes orthographiques et grammaticales en vigueur. Et si vous pouviez éviter les propos insultants ou haineux, je vous en serais reconnaissant.
N'hésitez pas à respecter ces quelques règles qui peuvent même s'appliquer en dehors de ce blog.

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